Закрывающие документы для бухгалтерии

Полная информация в статье на тему: "Закрывающие документы для бухгалтерии" с объяснением от специалистов. По всем вопросам обращайтесь к дежурному специалисту.

Перечень закрывающих документов для бухгалтерии

При совершении любой сделки очень важную роль, помимо второстепенных документов (квитанций, чеков, выписок), играют так называемые закрывающие документы, наличие и правильность их оформления.

Контрагенты компаний при совершении любой сделки должны представлять такие бумаги с обеих сторон. В этой статье мы подробно рассмотрим специфику закрывающих документов, то, что в них входит и прочие рабочие нюансы.

Что собой представляют закрывающие документы

Такими документами называют специальные бумаги, в которых точно прописано, что акт сделки полностью совершен обеими сторонами. В частности, что все партнеры, вступившие в сотрудничество, выполнили все оговоренные заранее условия сделки. Наличие такой документации является гарантом честной сделки. В бухгалтерии закрывающие документы тщательно регистрируются, оформляются и в дальнейшем прослеживаются при необходимости.

Во избежание непонимания со стороны контрагентов отдельное внимание всегда уделяется правильности оформления документации. Все нюансы и условия заведомо должны быть тщательно прописаны в контракте. Не будет лишним также прописать там, какие выписки и чеки необходимы для успешного совершения дела, чтобы оно, наконец, считалось выполненным.

Для чего конкретно документы необходимы

Чтобы сделка юридически считалась оконченной, а не только оплаченной, требуются всяческие закрывающие документы.

При совершении каких-либо юридических операций также крайне важно, чтобы эти операции были письменно оформлены. Если на счет компании поступили некоторые средства, то бухгалтерии в обязательном порядке нужно зафиксировать это в письменном виде.

Закрывающая документация бывает разного типа и зависит, прежде всего, от характера сделки. Далее мы более подробно рассмотрим этот вопрос.

Типы документов

В стандартный список закрывающих бумаг входит:

  • акт, свидетельствующий об успешном выполнении того или иного действия;
  • счет-фактура;
  • накладная товарно-транспортного или просто товарного характера.

Сделки на поставку товаров требуют заключения накладной. Отдельно стоит отметить, что самую главную юридическую силу имеют только копии этих документов. По этой причине даже на временное использование копия не годится для правомерного совершения действий.

Реквизиты накладной

Накладная создается в двух экземплярах: поставщиком для себя и для покупателя. Осуществляется такой правовой акт при продаже или транспортировке товаров. Основные реквизиты накладной:

  • прописывание даты и наименования документа;
  • имя поставщика;
  • подробное или поверхностное описание предмета сделки;
  • общее количество предмета сделки;
  • единица измерения в денежном эквиваленте;
  • подпись ответственного органа с указанием инициалов.

Официально законодательством Российской Федерации не учрежден конкретный вид накладной. Поэтому зачастую различные организации разрабатывают свой вид накладной. Однако все вышеперечисленные пункты обязательно должны быть прописаны в закрывающем документе.

Если вам еще не до конца понятно, как выглядит накладная, мы разработали для вас примерный бланк.

Накладная № 19 от «24» июня 2016 года.

Отправитель: ООО «БухгалтГарант».

Получатель: ООО «ОмегаРиэлт».

Основание для отпуска товара: договор № 8 от «13» марта 2016 года.

Договоренность № 54 от «29» декабря 2016 года через менеджера по снабжению И. Е. Иванова.

Далее следует стоимость и количество продукции, желательно в таблице (номер, наименование, единица измерения, количество, цена, конечная сумма).

Отпущено всего одно наименование.

На сумму: десять тысяч рублей 00 копеек.

Отгрузил товар директор: ____________ Д. И. Нестеров.

Получил товар: _________ М. Н. Хлестаков.

Если основным объектом сделки выступает работа или услуга, то закрывающим документом станет акт. Последний является не только документом, подтверждающим, что обе стороны выполнили свои действия, но и что они не имеют никаких претензий друг к другу. Акт распечатывается в двух экземплярах, и они сохраняются у каждой стороны.

Если документы отсутствуют

Сделка считается оформленной и полноценной по всем пунктам, только когда при ней присутствуют закрывающие документы. Хотя иногда может возникнуть случай, что документы были утеряны или же некорректно составлены из-за халатности работников бухгалтерии. Это может очень дурно сказаться не только на репутации фирмы, но и здорово ударить по кошельку владельца, если во время проверки налоговой фирмы и других контролирующих органов расходы были включены в декларацию, но не были подтверждены документально.

Такая оплошность может повлечь за собой массу негативных последствий. Одна из них: доначисление налогов. В результате всего этого снижается налог на прибыль и его приходится доплачивать, включая все пени и проценты.

Помимо всего прочего, вас могут также наказать и за отсутствие самих документов.

Чтобы всего этого не произошло, настоятельно советуем вам тщательнейшим образом отслеживать все обороты документации предприятия, особое внимание уделяя закрывающим документам. Возможно, потребуется нанять отдельного человека, которому вы доверяете и квалификация которого позволяет ему на высшем уровне проводить все операции проверок.

Что такое закрывающие документы? Закрывающие документы по договору поставки или оказания услуг

При проведении любой сделки большое внимание необходимо уделять тому, есть ли в наличии и правильно ли оформлены закрывающие документы. И речь идет не о платежках, квитанциях, банковских выписках, которые тоже обязательны и очень важны.

Закрывающие документы — это бумаги, в которых обеими сторонами подтверждается факт завершенности сделки в части выполнения партнерами самого предмета договора.

Для того чтобы у контрагентов не возникало недоразумений и недопонимания по каким-либо деталям проводимых операций, рекомендуется всегда тщательно прописывать все нюансы в контракте. Не будет лишним там же конкретно указать, какие документы необходимы для того, чтобы соглашение считалось выполненным.

Для чего нужны закрывающие документы

Для того чтобы сделка юридически считалась завершенной, а не только оплаченной, должно быть подтверждение этого факта в письменном виде. Для этого и существуют различные закрывающие документы.

Читайте так же:  Как приватизировать дом в деревне

Бухгалтерия каждого предприятия требует строгого учета операций и наличия всех бумаг по ним. Если перечислены деньги за товар либо услугу, то у бухгалтера должен быть документ о том, что предприятие получило их. И наоборот, фирма-контрагент такими же документами закрывает у себя операцию по приходу средств и подтверждает, за что именно ей заплатили эту сумму.

Для разного типа сделок существуют различные договоры, а также бумаги, которые подтверждают их выполнение. Что такое закрывающие документы, по каждому из них рассмотрим далее.

Подтверждение выполнения договора поставки

Основным документом, закрывающим договор поставки товаров, материалов, сырья или любого другого имущества, является накладная.

Юридическую силу имеют только оригиналы документов. Поэтому даже если в какой-то промежуточный период, в силу определенных обстоятельств, была принята копия накладной, все равно под бухгалтерские регистры должен быть подложен оригинал. Изменить это не в силах даже оговорка в договоре.

Обязательные реквизиты накладной

При продаже товара поставщик обязан выписать накладную в двух экземплярах: для себя и покупателя. На ней должны быть такие реквизиты, как:

  • название и дата документа;
  • наименование поставщика;
  • описание передаваемых ценностей;
  • количество и единица измерения (в натуральном и денежном эквивалентах);
  • подпись ответственного лица, с указанием его должности и инициалов.

Законом не установлена обязательная форма накладной. Любое предприятие может разработать собственный бланк. Однако вышеперечисленные реквизиты, согласно Федерального закона о бухучете, должны иметь все закрывающие документы по договору поставки в обязательном порядке.

Если есть сомнения по поводу правильности самостоятельного составления бланка, то можно с успехом воспользоваться формой № ТОРГ-12, которая считалась обязательной до 2013 года.

Для образца можно рассмотреть такую накладную:

НАКЛАДНАЯ № 12 от « 19 » марта 2015 г.

Отправитель: ООО «Чип».

Получатель: ООО «Астра».

Основание для отпуска товара: договор № 7 от « 13 » января 2015 г.

Доверенность № 25 от «28» февраля 2015 г. через менеджера по снабжению Е. Г. Викторова.

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена,

руб. коп.

Сумма,

руб. коп.

1 Картридж шт. 1 3000,00 3000,00 ИТОГО 3000,00

Всего отпущено одно наименование

На сумму: Три тысячи руб. 00 коп.

Отгрузил директор _____________________ А. А. Сергеев

Товар получил _______________________

Подтверждение выполнения договора оказания услуг

Если предметом контракта выступают услуги или работы, то основным документом, закрывающим договор, будет акт. Как и в случае с накладной, подтверждать выполнение сделки необходимо оригиналом.

Однако есть некоторые исключения. Если закрывающие документы на услуги не являются обязательным условием договора, и по закону разрешается их отсутствие, то под бухгалтерские регистры можно подложить (при необходимости) копии актов. Однако эти бумаги могут использоваться лишь для удобства учета. Такие случаи бывают при заключении договоров аренды и оферты.

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — документ, доказывающий не только завершение сделки, но и отсутствие у заказчика претензий. Он выступает главным подтверждением, которое позволяет учитывать расходы по операции и включать их в налоговые декларации. Печатается акт в двух экземплярах, хранятся они у каждого из участников сделки.

Обязательные реквизиты

Законом не введена унифицированная форма акта выполненных работ. На каждом предприятии закрывающие документы по договору оказания услуг разрабатываются самостоятельно, однако их оформление должно четко соответствовать установленным нормам.

Основными реквизитами, которые обязаны быть, являются:

  • наименование и нумерация документа;
  • какого числа он составлен;
  • название исполнителя и заказчика;
  • описание операции;
  • единица измерения и количество (натуральный и стоимостной показатели);
  • подписи лиц, ответственных за операцию, с указанием их должностей и инициалов.

Акт № 98 от « 12 » декабря 2014 г. приемки-сдачи выполненных работ (оказанных услуг).

Исполнитель ООО «Чип» в лице директора А. А. Сергеева с одной стороны и Заказчик ООО «Астра» в лице менеджера по снабжению И. В. Кулебякина с другой стороны составили акт о том, что Заказчик принял выполненные работы и претензий по ним не имеет.

[2]

№ п/п Наименование Ед. изм. Кол-во Цена, руб. коп. Сумма,

руб. коп.

1 Заправка картриджа шт. 1 500,00 500,00 ИТОГО 500,00

Всего на сумму: Пятьсот рублей 00 копеек.

Директор ООО «Чип»_______________________ А.А. Сергеев

Менеджер по снабжению ООО «Астра»______________________ И.В. Кулебякин

Отсутствие закрывающих документов

Накладные и акты обязательно должны завершать оформление сделки. Только после этого она считается полноценной и закрытой по всем правилам.

Однако иногда возникают случаи, когда закрывающие документы бывают утеряны в силу различных обстоятельств. Или же руководителю фирмы приходится столкнуться с халатностью подчиненных, и в результате проверок обнаруживается отсутствие таких бумаг.

Одним из негативных последствий таких неприятных происшествий является доначисление налогов. Ведь бухгалтер предприятия не имел права включать в декларации расходы, не подтвержденные документально. В таком случае налог на прибыль оказывается занижен, и приходится не только его доплатить, но и перечислить все штрафы и пени. Кроме того, наказывать будут еще и за отсутствие самих документов.

Чтобы избежать таких последствий и не портить репутацию фирмы и отношения с налоговыми органами, необходимо тщательно следить за состоянием документооборота и бухгалтерского учета на предприятии. Важно оформлять все бумаги вовремя и по соответствующей форме.

Если руководитель сомневается в компетентности либо ответственности своего бухгалтера, лучше заплатить аудиторской фирме и провести проверку, чем потом в десятки, а то и в сотни раз больше заплатить за отсутствие документов.

Для чего и как составляется первичная документация в бухгалтерии: что это такое

Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте. Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия. Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета.

Читайте так же:  Где узнать про льготы, которыми должен пользоваться каждый из нас

Первичная документация

Что это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

  • распорядительные (поручения);
  • выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

  • комбинированные (отчет об авансе);
  • строгие (талоны или билеты).
  • первичные (кассовые ордеры);
  • сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

  • разовые (отчеты);
  • накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

  • внутренние (накладные или отчеты об авансе);
  • внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

[3]

  • выписки из банка и кассы;
  • платежные поручения;
  • отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.);
  • товарные чеки;
  • накладные;
  • счета;
  • учеты рабочего времени;
  • ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Табель учета рабочего времени

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

  • акт;
  • счет-фактура;
  • накладная (товарно-транспортная или товарная).

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

  • название;
  • дату оформления;
  • наименование фирмы (всех участников сделки);
  • расчетный банковский счет и реквизиты;
  • название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
  • ФИО ответственных лиц с их подписями;
  • печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

  • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
  • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
  • обязательно указываются все реквизиты;
  • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
  • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.
Видео (кликните для воспроизведения).

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

  • название;
  • данные об организации;
  • вид сделки;
  • натуральный и финансовый эквивалент операции;
  • дата составления;
  • персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Товарный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

  • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
  • вид деятельности по ОКДП для продавца;
  • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
  • номер и дата договора;
  • данные перевозчика (если используются его услуги).

Товарная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

  • сумма;
  • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
  • ФИО плательщика и его банк;
  • банк получателя и его счет;
  • назначение платежа;
  • дата оформления;
  • подписи.

Платежное поручение

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

  • данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН);
  • информация об отправителе и получателе;
  • названия товаров, их количество, стоимость и цена;
  • итоговая цена за акциз;
  • налоговая ставка;
  • место производства;
  • номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

  • дата составления;
  • сумма долга;
  • условия оплаты;
  • наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения;
  • банк плательщика;
  • ФИО плательщика;
  • назначение платежа.
Читайте так же:  Как составить долговую расписку, чтобы кредитор не остался без денег

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

Платежное требование

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

  1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
  2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
  3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
  4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
  5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Исправления в первичных документах

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

  • 1 год – корреспонденция об отчетности;
  • 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально;
  • 10 лет – балансы и описи за год;
  • 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Полезное видео: первичная документация в бухгалтерском учете

Ведение документации – это сложный и ответственный процесс. Правильность оформления и составления первичных документов – это не только требование государства, но и помощь предпринимателю в ведении его дел, поскольку только строгий учет всех финансовых операций позволяет правильно контролировать и распоряжаться активами.

Что входит в закрывающие документы от контрагента

В бухгалтерии одним из наиболее важных типов документации выступают закрывающие документы, которые должны предоставлять контрагенты при совершении любой сделки. В этой статье будет рассмотрено, что же собой представляют закрывающие документы, а также как и когда их надлежит получать.

Что такое закрывающие документы

Закрывающая документация представляет собой специальные бумаги, которые подтверждают акт осуществления сделки обоими сторонами по факту выполнения деловыми партнерами предмета этой сделки. Такая документация в обязательном порядке ведется бухгалтерией и регистрируется. Поэтому, при проведении абсолютно любой сделки, следует уделять особое внимание не только предоставлению такого рода документации, но и правильности ее оформления. В данном случае можно проверять не столь внимательно только банковские выписки, квитанции и платежки, хотя их наличие тоже должно быть обязательным.

Чтобы избежать в будущем недоразумений или неприятных ситуаций с контрагентами, необходимо заранее в контракте прописывать все особенности и нюансы по проводимым процедурам. Там рекомендуется указать весь перечень документов, необходимых для того, чтобы закрыть сделку по факту выполнения партнерами своих обязательств.

Каждая организация требует от бухгалтерии строгого учета и отслеживания всех проводимых процедур, а также наличия соответствующих бумаг. Любая операция, связанная с денежными переводами, должна быть задокументирована и взята на бухгалтерский учет. Наличие соответствующих бумаг подтверждает факт поступления денег на счет фирмы. При этом организация-контрагент обязана закрывать процедуру перевода денежных средств аналогичными документами.

Наличие закрывающих документов необходимо для того, чтобы у бухгалтера были на руках подтверждение того, что с юридической стороны сделка завершена, а также оплачена. Именно физическим (письменным) подтверждением этого факта и является подобного рода документация.

Поскольку сделки носят самых разнообразный характер, то и документы их закрывающие могут быть самыми различными. Чаще всего в стандартный список закрывающих бумаг к выставленному счету входят:

  • акт, свидетельствующий о факте оказания или выполнения определенных видов работ или услуг;
  • счет-фактура;

  • товарная или товарно-транспортная накладная. Она необходима только в определенных ситуациях. К таковым, например, относятся перевозка или доставка определенных товаров.
  • При заключении сделок на поставку различных товаров, контрагент должен передавать накладную.

    Она в обязательном порядке должна содержать в себе следующие реквизиты:
    1. наименование документа и дата его выдачи;
    2. перечень и описание передаваемого товара;
    3. единица измерений и количество товара (приводятся в денежном и натуральном эквивалентах);
    4. наименование поставщика;
    5. подпись лица, ответственно за доставку. Также должны быть указаны его инициалы и должность.

    В законодательстве не прописана обязательная форма для оформления накладной. Поэтому любая организация может разработать для себя свой собственный бланк. Но все вышеуказанные реквизиты должны отображаться в нем.

    В случае, если предметом сделки выступали определенные виды работ и услуг, тогда контрагент должен предоставить акт. При оказании услуг появляются определенные нюансы. Они заключаются в том, что закрывающие бумаги на обслуживание, не включенные в обязательные условия в заключенном договоре, могут не предоставляться в оригинале. Тогда в бухгалтерские регистры допускается подшивание копий актов. Такая ситуация возможна при заключении договоров оферты или аренды.

    Акт, как закрывающая документация, подтверждает не только факт совершения сделки, но и отсутствие претензий у заказчика. Посредством акта можно включать расходы по совершенным сделкам в налоговые декларации. Акт выдается в двух экземплярах и хранится у обоих участников сделки.

    Форма акта не стандартизирована, но в ней должны быть указаны следующие реквизиты:

    • наименование документа;
    • его нумерация;
    • наименование заказчика и исполнителя;
    • перечень проведенных действий;
    • указание стоимостных и натуральных показателей;
    • подпись всех участников сделки с указанием инициалов и должностей.

    Также по завершению сделки контрагенты могут передавать первичные документы. При этом любая сделка всегда должна подтверждаться счетом-фактурой и соответствующим актом.

    Читайте так же:  Прописываем родственника в своей квартире без его последующего права на жилье

    Когда должны передаваться закрывающие документы

    Любой бухгалтер должен знать, когда контрагент должен передавать закрывающие бумаги по совершенной сделке. Важно, чтобы они были переданы без опозданий и ошибок, иначе вносить их в регистр можно будет только в следующем квартале. В результате учет расходов произойдет с опозданием, а это повлечет за собой несвоевременный вычет выходного НДС. Такие осложнения могут возникнуть в следующих ситуациях:

    1. задержка бумаг поставщиком;
    2. задержка покупателем первичной документации;
    3. недобросовестное отношение одной из сторон к своим обязанностям.

    Передача подобного рода бумаг происходит только по факту реализации сути сделки. На сегодняшний день осуществлять передачу можно следующими способами:

    • из рук в руки;
    • по электронной почте;
    • по обычной почте.

    Следует знать, что юридической силой обладают только оригиналы. Учет ведется также только при наличии оригиналов. Поэтому если в момент свершения сделки вам были переданы только копии, то в ближайшие время контрагент должен переслать их оригиналы. Это требование обязательно, и обойти его не получится, даже внеся соответствующие оговорки при заключении договора.

    Как получить

    О вариантах получения подобного рода бумаг немного говорилось в предыдущем пункте. Здесь мы детально рассмотрим условия получения, и кто может передавать подобную документацию.

    Предоставлять подобного рода документацию могут только юридические лица и частные предприниматели, которые оплатили счет посредством наличных средств прямо в офисе. Также частный предприниматель может осуществить оплату безналичным переводом.

    Закрывающая документация получается на руки в следующем месяце (в начале или до 15 числа) после поступления оплаты.

    Датировка на бумагах должна стоять последним числом месяца, в котором осуществлялась оплата.

    Закрывающая документация является обязательной для бухгалтерской регистрации и учета. Она должна соответствовать установленным правилам оформления и не содержать ошибок. В противном случае у предприятия могут возникнуть проблемы с налоговой службой. Поэтому к ее оформлению следует подходить ответственно.

    Видео «Как оформить закрывающие документы с помощью интернета»

    Видео инструкция о том, как выписать счет и получить закрывающие документы в системе Директ Менеджер.

    Закрывающие документы

    Что делать если нет закрывающих документов

    • В случае заказа пакета услуг, состоящего из одного вида доступа (например, отрасль «Бухгалтерия» по Москве), публикаций и рассылок, документы на общую сумму выставляются ежемесячно в течение срока действия пакета.
    • В случае заказа пакета услуг, состоящего из нескольких видов доступа (например, отрасль «Бухгалтерия» по Москве и отрасль «Информационные технологии» по Санкт-Петербургу, документы предоставляются ежемесячно, по отдельности на каждый вид доступа.
    • Если одновременно заказаны еще публикации вакансий, рассылки и/или маркеры, то эти дополнительные услуги будут учтены в одном из документов по доступу к базе.
    • В случае заказа нескольких видов доступа по отдельности, документы на стоимость доступа каждого вида выставляются ежемесячно в течение срока действия каждого из них.
    • В случае заказа пакета услуг, не включающего в себя доступ к базе данных (например, рассылки и публикации), документы выставляются в день активации.

    Закрывающие документы доступны для ознакомления и скачивания в вашем личном кабинете в разделе Счет/Акты, электронная версия формируется в течение примерно суток с момента окончания услуги. Документы формируются в PDF формате, поэтому для корректной работы с ними, на вашем компьютере должен быть установлен Adobe Reader последней версии.

    Если документ уже готов, в разделе «Акты» вы увидите иконки файлов и при клике по нему у вас откроется сам документ (акт или счет-фактура, в зависимости от выбранного документа). Если на месте документов стоят прочерки, это означает, что документ пока не готов, необходимо дождаться завершения формирования документа.

    Заказ оригиналов закрывающих документов:

    Заказать оригиналы закрывающих документов, Вы так же можете в разделе Счет/Акты, перейдя во вкладку «Повторный заказ актов и счет-фактур»

    1. Выбрать плательщика
    2. Проставить галочки напротив необходимых документов
    3. Нажать кнопку «Заказать оригинал»

    Оригиналы документов будут направлены Вам в ближайшее время.

    Повторный заказ документов будет возможен через 20 дней.

    Заказ Акта сверки

    Заказать Акт сверки, в т.ч. оригинал, Вы так же можете в разделе Счет/Акты, перейдя во вкладку «Заказ актов сверки»

    Для этого необходимо:

    1. Выбрать плательщика, по которому будет формироваться акт;
    2. Выбрать период сверки
    3. Нажать кнопку «Заказать».

    Начнется процесс подготовки акта, это может занять несколько минут.

    Для обновления страницы, используйте клавишу F5.

    Как только акт будет готов, иконка «Готовится» изменится на значок PDF формата и акт будет готов к скачиванию.

    Для заказа оригинала, после формирования скан копии, необходимо нажать «Заказать оригинал» под наименованием плательщика.

    Помогла ли вам эта статья?

    Грамотным оформлением документов, выставляемых в адрес Ваших покупателей и заказчиков, Вы экономите время своих сотрудников, а также деньги на курьерскую доставку и почтовую пересылку исправленных документов.

    Для оформления документов Вам потребуются следующие реквизиты покупателя:

    • наименование организации,
    • организационно-правовая форма,
    • юридический и почтовый адрес,
    • ИНН, КПП, ОКПО,
    • расчетный счет, наименование банка, корреспондентский счет,
    • БИК

    Обычно Вы выдаете:

    При оказании услуг: При продаже товаров:
    • счет
    • товарная накладная
    • товарно-транспортная накладная

    Оформление этих документов – это лицо Вашей фирмы

    Счет

    Счет оформляйте, как Вам больше нравится. Однако, имейте ввиду, что, счет является офертой (т.е. предложением Вашего юридического лица заключить гражданско-правовой договор), оплачивая его, Ваш контрагент совершает акцепт. Причем по действующему российскому законодательству, он будет полным и безоговорочным.

    Что обычно входит в закрывающие документы для бухгалтерии

    Молчание в ответ на направление счета акцептом не является. Поэтому рекомендуем в счете указывать все существенные условия поставки, оказания услуг.

    Товарная накладная ТОРГ-12

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Применять или нет при отгрузке товара унифицированную форму товарной накладной ТОРГ-12, предусмотренную Госкомстатом или нет остается на Ваш выбор, поскольку Постановление Госкомстата РФ №132 от 25.12.1998г., утвердившее данную форму, было опубликовано в «Новой Аптеке» №1 за 2000 год. По действующему законодательству Постановления Госкомстата РФ вступают в силу по истечении 10 дней с момента официального опубликования, а вышеуказанная публикация не является официальным опубликованием.

    Читайте так же:  Консультация бухгалтера бесплатно

    Применяем ТОРГ-12

    Не применяем ТОРГ-12

    • Тогда заполняем все предлагаемые нам реквизиты, даже если это не делает Ваша бухгалтерская программа, включая ОКПО, р/сч, обслуживающий банк свои и своего покупателя.

    Документ НЕДЕЙСТВИТЕЛЕН:

    ВНИМАНИЕ — доверенность от Вашего контрагента!

    Если присутствует, хотя бы одно из нижеперечисленных отклонений, она недействительна, а следовательно, доверенное лицо не имеет право получать груз и подписывать акты.

    • доверенность выписана на директора – такого не должно быть в принципе, поскольку директор действует на основании Устава и доверять что-либо самому себе не совсем логично;
    • в доверенности есть исправления;
    • в доверенности вместо конкретного наименования товара указано «Товар на сумму»
    • в доверенности нет количества прописью;
    • на доверенности штамп доверяющей организации;
    • нет подписей уполномоченного лица, руководителя, гл.бухгалтера;
    • не вписан документ основание;
    • доверенность формы М2 или М2а выписана для подписания акта выполненных работ, оказанных услуг (для этих целей доверенность оформляется в соответствии со ст.185 гл.10, ч.1 ГК РФ).

    Как должна быть грамотно оформлена доверенность подробно описано в Инструкции Министерства финансов СССР №17 от 14.01.1967г. (она действующая).

    Товарно-транспортная накладная

    Если товар от поставщика к покупателю перевозится автомобильным транспортом выписывать товарно-транспортную накладную обязательно – это основание учета движения товаров и расчетов за их перевозки, т.е. обоснованность включения в затраты транспортных расходов, при чем не важно кто их оплачивает продавец или покупатель.

    Применять унифицированную форму товарно-транспортной накладной 1-Т не обязательно, поскольку Постановление Госкомстата РФ №78 от 28.11.1997г., утвердившее данную форму опубликовано не было.

    Форму, при желании, разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике. Обратите внимание, ТТН может выписать и Ваш покупатель.

    При привлечении к перевозке сторонней организации требуйте от перевозчика доверенность на товар, этим Вы снимите с себя ответственность, за сохранность товара во время перевозки и возможную недостачу.

    Акт

    При оказании услуг, выполнении работ составляется исключительно акт, даже если услуги оказывались вместе с продажей товаров — накладная с услугами быть не может.

    Форму акта разрабатываем самостоятельно, утверждаем бланк приказом по предприятию или оформляем приложением к учетной политике.

    В акте обязательно должно быть:

    • Название документа – АКТ;
    • дата составления;
    • наименование Вашей организации и Вашего клиента;
    • наименование услуг, работ;
    • единица измерения;
    • цена, сумма, ссылка на НДС;
    • должность и подпись лица ответственного за оказание услуг, выполнение работ. Только подписей недостаточно.

    Перечень лиц, имеющих право подписи актов, накладных после согласования с главным бухгалтером, утверждается директором.

    А теперь – счет-фактура.

    Больше всего нареканий к полю «К расчетно-платежному документу», сюда нельзя вписывать счет, заказ, накладную, акт и т.п.

    РАСЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — это требования, платежные поручения организаций на перечисление денежных средств в безналичном порядке.

    ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ — документы в виде ценных бумаг, по которым производятся платежи на основании их предъявления: чеки, векселя, аккредитивы.

    Не ставьте «/» или «‘», когда вместо руководителя и главного бухгалтера подписывается ответственное лицо. Достаточно его подписи и расшифровки. Если программные средства позволят, дополните счет-фактуру ссылкой на приказ или доверенность, согласно которой именно этот человек имеет право подписи. Причем Ваш работник должен понимать, что он не просто подписывает счет-фактуру, но и несет ответственность за ее правильное оформление. Проще переделать уточнить счет-фактуру на этапе подписи, чем года ее получит бухгалтерия покупателя. Дополните приказ о праве подписи обязанностью проверять выставленные счет-фактуры по формальным признакам, например, на предмет наличия КПП покупателя или адреса грузополучателя.

    Не надо стремиться, любой ценой выставить счет-фактуру тем же числом, накладная или акт, если неизвестен какой-либо реквизит покупателя.

    Выпишите счет-фактуру позже – Налоговый кодекс позволяет сделать в течение 5 календарных дней с момента отгрузки товара или оказания услуг п.3ст.168НК РФ. Покупатель только скажет спасибо Вам за грамотно оформленный счет-фактуру, потому что налоговая инспекция претензию по необоснованно примененному вычету НДС предъявит ему, а по большому счету виновата ваша организация. Если нет возможности передать счет-фактуру представителю покупателя лично, направьте его обычным письмом, предварительно согласовав адрес.

    Настройте бухгалтерскую программу, чтобы на печатной форме счет-фактуры было:

    • наименование Вашей организации и покупателя, причем например не «Весна», а ООО «Весна». Заполнять ли «Общество с ограниченной ответственностью» или «ООО» решать Вам, поскольку Налоговый кодекс не содержит обязательств на этот счет, также как в поле «Продавец» не обязательно заполнять полное и краткое наименование организации (Письмо ФНС России от 14.07.2009 № ШС-22-3/[email protected]);
    • адрес место нахождения продавца, покупателя, причем адрес состоит из : индеса, субъекта РФ, населенного пункта, улицы, № дома и тд.

    Дополнительно: образцы документов с заполнением.

    Источники


    1. Малько, А. В. Теория государства и права в вопросах и ответах. Учебно-метадитеческое пособие / А.В. Малько. — М.: Издательский дом «Дело» РАНХиГС, 2015. — 352 c.

    2. Широкунова, О. В. Как открыть свое дело. Создание юридического лица / О.В. Широкунова. — М.: Феникс, 2005. — 384 c.

    3. Сырых, В. М. Теория государства и права / В.М. Сырых. — М.: Юстицинформ, 2011. — 704 c.
    4. Венгеров, А. Б. Теория государства и права / А.Б. Венгеров. — М.: Новый Юрист, 1998. — 624 c.
    Закрывающие документы для бухгалтерии
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here