Выдача путевых листов

Полная информация в статье на тему: "Выдача путевых листов" с объяснением от специалистов. По всем вопросам обращайтесь к дежурному специалисту.

Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа

Путевой лист является одним из важнейших учетных документов, который имеет хождение на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд.

[1]

Роль документа

Путевой лист решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:

  • его техническое состояние;
  • пройденный километраж;
  • часы работы водителя;
  • совершенные переезды в течение смены;
  • расход горюче-смазочных материалов и пр.

На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.

Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники.

Что должен иметь при себе водитель

Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:

  • водительское удостоверение (с нужным классом допуска);
  • бумаги на автомобиль (если есть прицеп – он тоже должен быть зарегистрирован);
  • сопроводительные документы на перевозимый товар (товарно-транспортные накладные и пр.);
  • если требуется – специальное разрешение на транспортировку особых грузов;
  • путевой лист.

Кто заполняет бланк

Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).

ВНИМАНИЕ! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.

Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить автограф о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.

Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.

В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).

Особенности документа

Единые стандарты первичных документов с 2013 года отменены, так что сейчас сотрудники предприятий имеют право выбрать, оформлять ли им путевой лист каждый раз в свободном виде (что нецелесообразно), разработать свой уникальный бланк документа или применять унифицированную, ранее обязательную форму. Последний вариант оказывается для многих компаний наиболее предпочтительным, т.к. такая форма включает в себя все нужные реквизиты и строки (т.е. нет необходимости тратить время на разработку и создание структуры и содержания листа).

Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).

При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.

После оформления путевого листа, бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).

Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.

Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража.

В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, по необходимости — медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.

Образец заполнения путевого листа

Итак, в лист по порядку вписываются:

  • дата его составления;
  • название организации и ее адрес;
  • код по ОКПО;
  • марка машины (если автомобиль иностранного производства модель можно вписывать в русской транскрипции);
  • государственный номер и гаражный (если таковой имеется);
  • данные о водителе: его ФИО, табельный номер, номер водительского удостоверения, класс вождения. Сведения о лицензионной карточке необходимо вносить, если водитель работает с использованием лицензии.

Во вторую часть бланка слева включаются сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь указываются:

  • кто именно выдал поручение: структурное подразделение и наименование предприятия;
  • адрес подачи;
  • время выезда из гаража (точно – в часах и минутах);
  • подписи механика и водителя.

После поездки следует отметить время возвращения в гараж, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию автографом водителя.

С правой стороны документа указываются:

  • сначала данные о техническом состоянии автомобиля на момент выезда: показания спидометра, удостоверяющие исправность машины подписи механика и водителя, марка и код используемого горючего;
  • затем после возвращения подробно расписывается расход горючего (сюда вносит данные заправщик или техник по ГСМ): сколько было выдано по заправочному листу (в литрах), сколько было в баке при выезде из гаража и при приезде обратно, расход (нормированный и фактический), а также сведения об экономии или перерасходе;
  • затем вписываются цифры со спидометра, и механик удостоверяет все это опять же своей подписью.

На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется

  • адрес, с которого автомобиль выехал,
  • место назначения,
  • время выезда и возвращения,
  • пройденный километраж,
  • подпись водителя.

В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.

Можно ли обойтись без путевого листа

Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.

Читайте так же:  Как отчитывается ип в пфр

Сколько времени хранить документ

Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы – не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций, эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.

Порядок и правила заполнения путевых листов. Кто должен выдавать путевые листы водителям

Путевые листы представлены первичной учетной документацией, которая должна составляться каждым предпринимателем или руководителем компании, если деятельность фирмы связана с использованием автомобилей. Если владельцем машины выступает фирма, то именно путевые листы подтверждают возможность использования ТС в процессе ведения предпринимательской деятельности. Если машина принадлежит работнику, то листки позволяют определить оптимальный размер компенсации за использование авто в служебных целях. Заполнение путевого листа является важным процессом, так как нельзя допускать во время процедуры серьезных ошибок. Процесс выполняется должностными лицами компании.

Понятие и необходимость путевых листков

Они являются первичными документами, подтверждающими использование машины в целях компании. Они содержат важную информацию о непосредственном автотранспорте, водителе и фирме. Эти документы могут проверяться трудовой инспекцией, налоговыми инспекторами или сотрудниками ГИБДД, поэтому должностными лицами компании должны учитываться правила заполнения путевых листов. Они позволят избежать разных нарушений и ошибок.

Если проверяющими будут обнаружены какие-либо недостоверные сведения и ошибки, то это станет основанием для наложения крупных штрафов.

Зачем используются?

Заполнение путевого листа выполняется каждой организацией, которая тем или иным образом связана с необходимостью использования автотранспорта. С помощью этого документа можно добиться сразу нескольких целей, к которым относятся:

  • контролируется движение автомобиля в течение рабочего дня;
  • на основании этого документа рассчитывается зарплата водителя;
  • фиксируется количество денежных средств, которое тратится на ГСМ;
  • начисляется правильно амортизация на используемое имущество;
  • учитываются общие расходы на автомобиль.

Дополнительно путевой листок необходим водителю для предъявления сотруднику ГИБДД, так как именно он подтверждает законность перевозки грузов или пассажиров. Он выступает доказательством, что ТС находится в оптимальном состоянии, а также конкретный гражданин является официальным водителем. Если во время проверки обнаружатся ошибки в документе или вовсе выявится отсутствие путевого листа, то водитель будет привлечен к ответственности на основании ст. 12.13 КоАП.

Особенности документа

Заполнение путевого листа считается достаточно простым процессом. Каждая компания самостоятельно выбирает, будет ли использоваться единый бланк или будет разрабатываться уникальная форма этого документа, которая закрепляется во внутренней нормативной документации организации.

Если компания специализируется на перевозках людей или грузов, то процедура учета автомобилей должна выполняться только по специально утвержденной форме листа. Кто должен выдавать путевые листы водителям? Процесс выполняется исключительно работодателем, который подготавливает и заполняет этот документ. Обычно директор компании издает приказ, с помощью которого назначает ответственное лицо. Именно этот работник фирмы занимается созданием, заполнением и передачей листков водителям.

К особенностям заполнения документа относится:

  • выписывается лист исключительно при использовании автомобиля в рабочих целях;
  • не имеет значения, по какой причине владелец компании пользуется конкретным ТС, поэтому машина может принадлежать фирме на праве собственности или оформляться в аренду;
  • максимальный срок действия документа составляет 30 дней;
  • допускается выписывать его на один день или вовсе на одну поездку.

По новым правилам, действующим в 2018 году, допускается продлевать срок действия листа.

Виды документа

Правила заполнения путевых листов могут немного отличаться в зависимости от разновидности данного документа. Для каждого вида транспортного средства используется собственный вид листка. Поэтому существуют путевые листы для следующих автомобилей:

  • грузовики;
  • легковые авто;
  • специальный транспорт;
  • такси, которое может быть легковым или грузовым;
  • автобусы, которые могут предназначаться для общественных пассажирских перевозок или иных целей.

Для каждого автомобиля используется соответствующая форма бланка. Если организация самостоятельно занимается разработкой документации, то выбранная форма закрепляется в специальном журнале.

Нюансы заполнения

Порядок заполнения путевого листа определяется индивидуально в каждой компании. Наиболее часто для этого используются следующие правила и особенности:

  • назначается приказом руководителя фирмы диспетчер, который оформляет путевые листы на каждый автомобиль, используемый сотрудниками в процессе осуществления рабочих обязанностей;
  • если компания является маленькой, то нередко заполняется документация непосредственным водителем автомобиля, но они вносят информацию только в одну часть бланка, которая относится к пробегу авто, для чего учитываются показатели одометра;
  • допускается для внесения сведений пользоваться специальной программой, с помощью которой скрываются лишние части документа;
  • перед отправкой машины в рейс ответственный сотрудник фирмы должен убедиться в оптимальном состоянии ТС;
  • перед рейсом даже водители должны проходить медицинский осмотр, подтверждающий, что граждане могут управлять автомобилем.

После окончания рейса листок передается обратно диспетчеру. Как только заканчивается срок действия документа, он передается на хранение в архив компании на 5 лет. За ошибки и нарушение ответственность несут руководители организации.

Образец заполнения путевого листа автомобиля можно изучить ниже.

Какие включаются сведения?

Заполнение путевого листа легкового автомобиля или грузовика должно осуществляться уполномоченным работником компании. Он должен заранее разобраться в правилах данного процесса. Обязательные реквизиты при заполнении путевого листа представлены следующими сведениями:

  • название документа;
  • его номер;
  • срок действия;
  • сведения о владельце автомобиля;
  • тип и марка машины;
  • регистрационные номера авто;
  • показатели одометра, причем они снимаются при выезде автомобиля с территории предприятия, а также при отправке ТС в гараж;
  • точное время выезда и заезда;
  • сведения об ответственном сотруднике компании, который выпускает машину на линию и составляет путевой листок;
  • информация о водителе;
  • время и дата прохождения медицинского осмотра водителя;
  • сведения о медицинском сотруднике, проводящем обследование;
  • отметка о времени и дате прохождения технического осмотра автомобиля, причем процедура может выполняться непосредственно в организации, если имеется необходимое оборудование и соответствующие специалисты;
  • информация о механике, который проводил осмотр.

Допускается вносить другие сведения в документ. Это возможно, если организация пользуется собственным бланком путевого листа.

Читайте так же:  К чему снятся клещи во сне

Какие сведения не являются обязательными?

Порядок заполнения путевого листа может немного отличаться в разных компаниях. При этом учитываются следующие моменты:

  • не требуется наличие на листке печати компании с реквизитами;
  • особенно много внимания должно уделяться изучению технического состояния автомобиля;
  • упразднена в законе единая форма данного документа;
  • не возникает необходимость указывать в тексте маршрут, так как требуется вносить только данные, представленные показателями одометра.

На практике сотрудники ГИБДД или служащие других проверяющих органов часто считают, что отсутствие сведений о маршруте является серьезным нарушением, поэтому водители и владельцы компаний привлекаются к ответственности. В этом случае приходится обращаться в суд для оспаривания крупных штрафов. Чтобы избежать таких неприятных ситуаций, рекомендуется непосредственно в тексте документа прописывать, какова конечная точка маршрута.

Нюансы использования документа

Заполнение путевого листа грузового автомобиля или другого транспорта, является обязательным процессом для любой компании, применяющей разные машины для рабочей деятельности. Использование этого документа отличается следующими особенностями:

  • форма 4-С применяется, если для расчета оплаты труда водителя применяются сдельные показатели;
  • если используется повременная оплата труда, то создается путевой лист по форме 4-П;
  • кроме этого документа у водителей должна иметься сопроводительная документация, представленная транспортной накладной на перевозимый груз;
  • выписывается документ исключительно ответственным лицом, работающим в конкретную смену;
  • в документе должны ставиться отметки механиком, проверяющим техническое состояние машины, медицинским работником, проводящим медосмотр, диспетчером, отправляющим машину в рейс, а также непосредственным водителем.

Бланки путевого листа должны иметься в каждой компании в оптимальном количестве.

Срок хранения документа

Компании должны сохранять путевые листки на протяжении минимально 5 лет, что прописывается в Приказе Минтранса № 152 и в ФЗ № 402.

Если во время заполнения путевого листа допускаются серьезные ошибки или нарушения, то документ признается недействительным, поэтому не может использоваться для каких-либо целей. Ответственность за такие ошибки несут должностные лица, занимающиеся заполнением документации, а также непосредственный руководитель фирмы.

Как правильно разрабатывается собственная форма?

Не все компании предпочитают пользоваться едиными формами, поэтому предпочитают разрабатывать свои бланки документа. Для этого допускается пользоваться любой структурой, а также включать в документ разные пункты.

Но при формировании новой формы учитывается, что должны включаться в текст обязательные реквизиты. Без них путевой листок легко признается недействительным, поэтому не получится воспользоваться им для любых целей.

После разработки бланка, необходимо передать его образец в ФНС по месту регистрации. В этом случае можно избежать в будущем проблем с причислением расходов по путевым листкам к затратам фирмы.

[3]

Ответственность за отсутствие документа

Видео (кликните для воспроизведения).

Если водитель передвигается по дорогам без нужного комплекта документов, к которым относится и путевой листок, то это является существенным нарушением. Он привлекается работниками ГИБДД к административной ответственности, поэтому ему придется уплачивать штраф в размере 500 руб.

Юрлица при таких нарушениях уплачивают штраф в размере 100 тыс. руб. Такие же меры наказания применяются к фирмам, которые занимаются перевозками людей или грузов с помощью электрического транспорта.

Другие особенности

При заполнении путевого листа автобуса или другого транспорта учитываются другие нюансы:

  • не требуется составлять путевой лист, если используется арендованный автомобиль, но с его помощью можно учесть затраты на ГСМ в расходах фирмы;
  • составляется один листок для одной поездки, но срок его действия может варьироваться от 1 до 30 дней;
  • не разрешается заполнять документацию частично, а иначе такой документ будет признан недействительным.

Ответственное лицо, назначаемое в качестве диспетчера, должно предварительно пройти специальные курсы, позволяющие ему разобраться в правилах составления основной документации, которая должна иметься у каждого водителя компании. Дополнительно у водителя должна иметься справка о прохождении медосмотра перед рейсом.

Заключение

Путевые листки являются важными документами в любой компании, специализирующейся на перевозках грузов или людей. Они составляются специальными работниками предприятия, назначаемыми на должность путем издания приказа руководством организации.

Каждая фирма может разрабатывать свою форму документации, но в бланке должны присутствовать некоторые обязательные реквизиты. Если выявляются ошибки или нарушения, то лист признается недействительным или ничтожным.

Изменение правил заполнения путевых листов с 26 февраля 2017 года

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» с 26 февраля 2017 года.

Начиная с этой даты вводятся новые особенности заполнения шапки путевого листа, а также внесения отметки о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Для начала хочу напомнить, что в одной из предшествующих статей на pddmaster.ru были рассмотрены особенности использования путевых листов. Если Вас интересует, в каких случаях требуется использовать путевой лист, то рекомендую прочитать эту статью.

Заполнение шапки путевого листа

Рассмотрим пункт 12 Приказа Министерства транспорта:

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации.

Обратите внимание, из правил заполнения путевого листа исключено требование о простановке печати или штампа владельца транспортного средства. Начиная с 26 февраля 2017 года штампы ставить не нужно, поэтому заполнение путевых листов становится немного проще и быстрее.

Читайте так же:  Что ждет владельцев доли в квартире, законные изменения

Внесение информации о контроле технического состояния

16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

До 26 февраля 2017 года порядок заполнения путевого листа не содержал никакой информации по поводу внесения информации о предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства. Теперь же даются четкие указания по этому поводу. В путевом листе должны содержаться:

[2]

  • Дата и время проведения предрейсового контроля.
  • Подпись, фамилия и инициалы контролера технического состояния.

Если Вы работаете в организации, занимающейся эксплуатацией транспортных средств, то у Вас могли появиться вопросы по поводу того, кто может выступать контролером технического состояния. Ответ на данный вопрос регламентируется приказом Министерства транспорта «Об утверждении Профессиональных и квалификационных требований к работникам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом»:

14.3. К контролеру технического состояния автотранспортных средств предъявляется одно из следующих требований:

  • наличие диплома о среднем профессиональном образовании по специальности 23.02.03 «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта» без предъявления требований к стажу (опыту) работы;
  • наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, входящим в укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», за исключением специальности 23.02.03 «Техническое обслуживание и ремонт автомобильного транспорта», с предъявлением требований к стажу (опыту) работы в области контроля технического состояния и обслуживания автотранспортных средств не менее одного года;
  • наличие диплома об образовании не ниже среднего профессионального по специальностям, не входящим в укрупненную группу 23.00.00 «Техника и технологии наземного транспорта», и диплома о профессиональной переподготовке по программе профессиональной переподготовки с присвоением квалификации контролера технического состояния автотранспортных средств. Требования к стажу (опыту) работы не предъявляются.

Если говорить коротко, то проверки должны проводиться сотрудником организации, имеющим документы о специальной подготовке. В том числе проводить предрейсовые проверки может и сам индивидуальный предприниматель, который занимается перевозками, если он имеет перечисленные выше документы о подготовке. Также проводить проверки может и сотрудник специализированной организации.

В завершение предлагаю Вам изучить полный текст обновленных правил заполнения путевых листов:

Путевые листы придется заполнять чаще. или реже?

Самое значимое изменение, которое внес приказ, — корректировка сроков действия путевого листа. Если раньше документ оформляли на период до одного месяца, то теперь организация должна составлять путевой лист:

  • до начала рейса, если он длится дольше рабочей смены водителя;
  • до начала первого рейса, если за смену водитель успевает совершить один или сразу несколько рейсов.

Чем это грозит? С одной стороны, правила ужесточились: организациям надо постоянно отслеживать продолжительность смен и рейсов. С другой стороны, ушло понятие «один месяц», значит, тем, кто выполняет длительные рейсы по всей стране, можно не беспокоиться об оформлении нового путевого листа, когда закончится месяц в дороге.

Актуальные формы путевых листов в программе «Путевые листы и ГСМ».

Еще одно значимое новшество, которое не должно остаться без внимания, — отмена штампов. Проставить дату, время и показания одометра может уполномоченный руководителем предприятия сотрудник, а дату и время предрейсового и послерейсового медосмотра — медработник. Чтобы подтвердить достоверность данных, теперь достаточно подписи, фамилии и инициалов.

Еще два положения Приказа Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467 приводят Порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152) в соответствие с другими нормативными документами.

В Порядке заполнения законодатели закрепили термин «предсменный контроль технического состояния». Напоминаем, что с 21.12.2018 каждый выезжающий из гаража автомобиль должен пройти предрейсовый или предсменный контроль (Приказ Минтранса РФ от 08.08.2018 № 296).

Заполнять данные о техосмотре машины и медосмотре водителей обязательно. В противном случае организация будет оштрафована согласно ст. 12.31.1 КоАП РФ.

Кроме того, в тексте Порядка вместо «место постоянной стоянки» и «гараж (депо)» появляется термин «парковка», который введен в Правила дорожного движения еще в 2013 году.

«Скорее всего, это не последнее изменение путевых листов и в целом работы с транспортом. В феврале министр транспорта РФ Евгений Дитрих предположил, что до конца 2019 года будет реализована давняя идея проводить медосмотры водителей в длительных рейсах дистанционно. Не исключено, что показатели здоровья будут вноситься в форму путевого листа», — рассказывает руководитель проекта «Путевые листы и ГСМ» Луиза Баянова.

Оформление путевых листов: топ‑10 вопросов

Многие организации в своей деятельности используют собственный и арендованный автотранспорт, в связи с чем у бухгалтеров появляется необходимость отражать еще один вид расходов. Как оформлять путевые листы и какие изменения в законодательстве применять для бухгалтерского и налогового учета? Ответим на наиболее острые вопросы по теме в этой статье.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» и Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Первый устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ, а второй регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.

В статье 6 Устава автомобильного транспорта сказано, что запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Минтранс России издал Приказ от 18.09.2008 № 152, в котором утверждены обязательные реквизиты путевых листов и порядок их заполнения. При этом в Приказе четко сказано, что его обязаны применять в том числе и юридические лица, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи. То есть об оказании услуг по перевозке речи уже нет.

Читайте так же:  Сокращение на испытательном сроке

Таким образом, Приказ фактически расширил круг лиц, обязанных применять положения Устава автомобильного транспорта. Получается, что эксплуатация любого транспортного средства организации должна оформляться путевым листом (Определение Верховного Суда РФ от 01.09.2014 № 302-КГ14-529, Письмо Минтранса России от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС).

Чтобы от начала и до конца разобраться в порядке оформления путевых листов с учетом новых требований, смотрите вебинар Контур.Школы «Автотранспортные расходы: путевой лист, бухгалтерский учет и налогообложение». В рамках видеоурока показан образец самостоятельно разработанной формы путевого листа, которую можно использовать.

Нужен ли арендатору автомобиля без экипажа путевой лист для подтверждения расходов по налогу на прибыль?

По гражданскому законодательству аренда транспортного средства может осуществляться без экипажа (ст. 642–649 ГК РФ) и с экипажем (ст. 632641 ГК РФ). По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению и технической эксплуатации.

При аренде автомобиля без экипажа арендатор обязан вести путевые листы, поскольку именно он эксплуатирует транспортное средство и несет расходы на ГСМ. Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, является фактическим доказательством использования организацией арендованного транспортного средства в ее деятельности (ст. 252, подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом путевой лист — один из первичных документов, подтверждающих расходы на ГСМ в целях налогообложения прибыли (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Путевой лист при аренде заполняется как обычно, только в поле «Организация» нужно прописать сведения о владельце машины — в данной ситуации об арендаторе: его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона и ОГРН (п. 5 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Правда ли, что с 1 марта 2019 года нельзя оформлять путевые листы на срок более одного дня?

Приказ Минтранса от 18.09.2008 № 152 предусматривает оформление путевого листа либо на рабочий день, либо на время выполнения рейса, если на перевозку необходимо затратить более одного рабочего дня. При этом в Письме Минтранса от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ говорится, что срок действия путевого листа не регламентирован, а пункт 4 Приказа так же, как и раньше, определяет срок действия, в течение которого путевой лист может быть использован. В случае если путевой лист оформляется более чем на один день, прописывается дата (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого действует путевой лист.

Таким образом, путевой лист может быть оформлен на период, превышающий один день. Главное, проставить в документе следующие обязательные реквизиты:

  • показания одометра транспортного средства при выезде с парковочного места, а также при возвращении из рейса и окончании смены водителя транспортного средства;
  • дату и время выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
  • дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Если компания оформляет путевые листы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, можно ли отметку о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля в таких листах проставлять дополнительно?

Действительно, в Госкомстатовских бланках путевых листов не предусмотрены реквизиты для отметок о проведении предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств. Например, в отношении технического состояния машины в путевом листе легкового автомобиля есть лишь отметка «Автомобиль технически исправен», причем за подписью механика, а не контролера (Типовая межотраслевая форма № 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

Но в документе должны быть дата, время и подпись с указанием фамилии и инициалов контролера, а также текст: «Контроль технического состояния транспортного средства пройден» (п. 12 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 08.08.2018 № 296, п. 16.1 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утвержденных Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152).

Получается, использование типовых форм путевых листов влечет за собой нарушение нормативных требований. Поэтому унифицированные формы Госкомстата можно лишь брать за основу и дополнять необходимыми реквизитами. При этом путевые листы могут быть составлены компанией в произвольной форме, но с использованием обязательных реквизитов, перечисленных в Приказе Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (Письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308).

Кто проводит технический контроль транспортного средства?

Разрешается ли проводить дистанционные предрейсовые медосмотры водителей при помощи компьютера и специального оборудования?

Проведение предрейсовых медосмотров дистанционным способом действующим законодательством не предусмотрено (Письмо Роструда от 03.10.2018 № ПГ/31740-03-3). На сайте онлайнинспекция.рф говорится, что дистанционно можно провести лишь некоторые манипуляции, входящие в предрейсовый медосмотр. Но невозможно проверить состояние кожных покровов, слизистых глаз, склер, зрачков и их реакцию на свет.

Суд также отмечает, что прохождение предрейсовых медосмотров удаленным способом с использованием телемедицинских технологий не соответствует положениям Федерального закона от 10.12.1995 № 196 «О безопасности дорожного движения» (Постановление Пятого арбитражного апелляционного суда от 03.10.2018 № 05АП-7137/2018).

Если проводить предрейсовые медосмотры водителей дистанционно, то контролирующие органы, скорее всего, расценят это как допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения медосмотра и привлекут к ответственности, предусмотренной частью 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафа:

  • для организации — от 110 000 до 130 000 руб.;
  • для руководителя — от 15 000 до 25 000 руб.

Если генеральный директор управляет служебным автомобилем во время поездок к контрагентам, обязан ли он проходить предрейсовый медосмотр?

В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.

Читайте так же:  Профессиональная переподготовка учитель английского языка

По мнению Верховного Суда РФ, если работник по должности не является водителем, но по должностной инструкции или исходя из характера работы ему приходится управлять служебным транспортным средством, то он обязан проходить предрейсовые медосмотры (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Есть и противоположные мнения судов о том, что предрейсовый медосмотр не нужен лицам, работающим в качестве водителей, в служебные обязанности которых не входят обязанности водителей (Апелляционное определение Московского городского суда от 18.09.2018 № 33а-6141/2018).

Исходя из сказанного безопаснее будет провести предрейсовый медосмотр работника, управляющего автомобилем и принятого на работу не в качестве водителя, в том числе и генерального директора.

При выездной проверке организации налоговые инспекторы признали необоснованными расходы на ГСМ в связи с отсутствием в путевом листе конкретного маршрута автомобиля. Могут ли путевые листы без указания маршрута подтверждать расходы на приобретение ГСМ в целях исчисления налога на прибыль?

Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не относит к числу обязательных реквизитов информацию о пройденном маршруте транспортного средства. Однако налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля в деятельности организации и, как следствие, об экономически обоснованных расходах на ГСМ (ст. 252 НК РФ, Письма Минфина России от 01.08.2005 № 03-03-04/1/117 и от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129).

Судебная практика по данному вопросу достаточно противоречива. Некоторые суды солидарны с контролирующими органами и признают, что если в путевом листе нет информации о маршруте, то расходы на ГСМ необоснованны (Определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015). Другие арбитры говорят, что отсутствие в путевых листах данных о маршруте автомобиля не является основанием для отказа в подтверждении расходов на ГСМ (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 № КА-А41/9668-10 и от 20.07.2010 № КА-А40/7436-10).

В целях предотвращения риска исключения при проверке из состава налоговых расходов затрат на приобретение ГСМ лучше составлять путевой лист с указанием маршрута автомобиля.

Обязательны ли нормы расхода топлива, утвержденные Минтрансом, для принятия расходов по ГСМ при налогообложении?

Пункт 3 Методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р, все еще содержит текст, что эти нормы предназначены для расчетов по налогообложению предприятий. Но, по результатам экспертизы Минэкономразвития России, из пункта было исключено упоминание о предназначении этих норм для расчетов по налогообложению предприятий (п. 4.2 Заключения Минэкономразвития России от 20.04.2012 «По итогам экспертизы на распоряжение Минтранса России от 14 марта 2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте»).

Таким образом, организации не обязаны применять Минтрансовские Методические рекомендации. Об этом не раз говорилось в разъяснениях Минфина, который признает право, а не обязанность налогоплательщиков учитывать эти нормы (Письма Минфина России от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335).

Организации могут использовать как Минтрансовские, так и собственные нормы расхода ГСМ, только не забывая прописать в своей учетной политике выбранный вариант. Если предприятие использует собственные нормы, то они должны быть утверждены приказом руководителя. Разработать их можно разными способами (Письма Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67 и Управления ФНС России от 05.11.2015 № 08-14-03/13321). Например, на основании:

  • заключения научной организации, осуществляющей разработку таких норм;
  • данных технической документации автотранспорта;
  • информации, предоставленной изготовителем автомобиля;
  • актов контрольных замеров норм расхода топлива для конкретного автомобиля.

Путевые листы можно заполнять на компьютере или только от руки?

Способ заполнения путевых листов Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 не установлен. Однако из положений этого документа следует, что даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляет медицинский работник, проводивший соответствующий осмотр, и заверяет их своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Дату и время проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должен проставить контролер технического состояния автотранспортных средств, проводивший соответствующий контроль, и заверить своей подписью с указанием фамилии и инициалов. Таким образом, все отметки медика и технического контролера могут быть сделаны только от руки.

Кроме того, путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, а значит, в него не могут быть заранее внесены время, километраж, показания спидометра и маршрут следования. Значит, технически невозможно, выполнив положения Приказа, заполнить эти поля путевого листа на компьютере.

Видео (кликните для воспроизведения).

При этом путевой лист — это обычный первичный учетный документ, который может быть составлен не только в момент совершения операции, но и непосредственно после ее окончания (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). На этом основании можно заполнять путевые листы комбинированным способом: частично на компьютере (проставляя данные, известные до начала рейса) и частично от руки.

Источники


  1. Муранов, А. И. Российское регулирование отношений с иностранными элементами. Некоторые аспекты правового статуса и деятельности иностранных адвокатов / А.И. Муранов. — М.: Городец, 2014. — 144 c.

  2. Краткий курс по теории государства и права. Учебное пособие. — М.: Окей-книга, Рипол Классик, 2016. — 144 c.

  3. Профессиональная этика и служебный этикет. Учебник. — М.: Юнити-Дана, Закон и право, 2014. — 560 c.
Выдача путевых листов
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here