Недостача при приемке товара

Полная информация в статье на тему: "Недостача при приемке товара" с объяснением от специалистов. По всем вопросам обращайтесь к дежурному специалисту.

Учет недостач и потерь от порчи ценностей

uchet_nedostach.jpg

Похожие публикации

Возникающие потери от порчи и недостач ТМЦ – явление весьма заурядное и, в то же время, довольно специфическое, поскольку выявлению недостающего имущества предшествует объемная работа, которую необходимо подтверждать документально. К тому же существует немало особенностей, которые приходится учитывать, оформляя операции по учету недостающих активов.

Недостача в бухгалтерском учете: выявление

Недостачей принято считать расхождение значений (количественных или денежных) между их учетным и реальным наличием, когда показатель по учету превышает фактический. Выявляют недостачу при проведении инвентаризации, итоги которой оформляют сличительными ведомостями. По поводу причин образовавшейся нехватки активов ответственные лица обязаны представить руководителю объяснительную записку. На ее основании руководитель решает, как будет погашаться установленная недостача.

Причинами ее возникновения могут быть кражи ТМЦ, денежных средств или готовой продукции, ошибки в учете, естественная убыль, а также чрезвычайные обстоятельства, вызванные, например, стихийными бедствиями. Стоимость испорченного имущества учитывается так же, как и недостачи, поскольку в бухгалтерском обиходе эти явления идентичны.

В разряд недостач может быть отнесена стоимость ТМЦ по договорам поставки, количество или масса которых ниже заявленной в договоре в пределах норм естественной убыли, если соглашением допускается недостача в рамках оговоренных величин. Правда, они не должны быть более норм, установленных законодательными и НПА.

Недостачи и потери от порчи ценностей: счет 94

Начисление суммы ущерба, рассчитанного по результатам инвентаризации, отражается на счете 94 «Недостачи и потери», по дебету которого фиксируется сумма недостачи, а по кредиту – ее списание на установленный источник. В зависимости от вида актива, которого недосчитались, формирование бухгалтерских проводок по отражению недостачи ценностей будет различным не только по задействованным счетам, но и по суммам, участвующими в исчислении ущерба:

Материалов, товаров, готовой продукции на складе

Товаров от поставщика (в пределах норм убыли)

Товаров от поставщика сверх норм убыли

Вложений во внеоборотные активы

Ценностей, утраченных в прошлых финансовых периодах, либо по активам, недостачи которых взыскиваются по рыночным ценам (по установленным в компании правилам)

Погашение недостачи: проводки

Погашение недостачи производится разными способами. Как правило, за недостающие активы отвечает определенное материально-ответственное лицо. При установлении виновности недостачу взыскивают с него. К примеру, при недостаче денег в кассе виновным лицом является кассир. Какой проводкой оформляют погашение недостачи кассиром, и как происходит дальнейшее закрытие сч. 94, читатель может узнать в нашей консультации.

По кредиту счета 94 фиксируют списание недостач:

  • в пределах естественной убыли, которую рассчитывают умножением количества (массы) недостающего товара на установленный норматив – на счета производства;
  • сверх норм естественной убыли и при невозможности найти виновника возникновения недостачи – в состав прочих расходов;
  • за счет виновного лица – удержанием из зарплаты. При потерях, возникших несколько лет назад, их стоимость по мере взыскания отражается на сч. 98, затем – на сч. 73, далее – на сч. 91;
  • за счет прибыли, если потери были понесены в силу форс-мажорных обстоятельств.

Списание ущерба в учете недостач и потерь от порчи ценностей оформляется так:

Актирование недостач при приемке

Если при приемке продукции с участием представителя будет выявлена недостача продукции против данных, указанных в транспортных и сопроводительных документах (счете-фактуре, спецификации, описи, в упаковочных ярлыках и др.), то результаты приемки продукции по количеству оформляются актом приемки, форма которого приведена в приложении.

Акт о приемке материалов (форма М-7) применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе “Другие данные”.

Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.

После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа “Номер паспорта” заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни.

Акт должен быть составлен в тот же день, когда недостача выявлена.

В акте приемки должно быть указано:

  • а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
  • б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции;

в случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, — причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения;

Если при приемке продукции одновременно будут выявлены не только недостача, но и излишки ее против транспортных и сопроводительных документов отправителя (изготовителя), то в акте должны быть указаны точные данные об их излишках.

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке продукции по количеству. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать акт с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

В акте перед подписью лиц, участвовавших в приемке, должно быть указано, что эти лица предупреждены о том, что они несут ответственность за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности.

Акт приемки продукции утверждается руководителем или заместителем руководителя предприятия-получателя не позднее чем на следующий день после составления акта.

В тех случаях, когда приемка производилась в выходной или праздничный день, акт приемки должен быть утвержден руководителем предприятия-получателя или его заместителем в первый рабочий день после выходного или праздничного дня.

В случаях, когда по результатам приемки выявляются факты злоупотреблений или хищений продукции, руководитель или заместитель руководителя предприятия-получателя обязан немедленно сообщить об этом органам охраны общественного порядка или прокуратуры и направить им соответствующие документы.

К акту приемки, которым устанавливается недостача продукции, должны быть приложены:

  • а) копии сопроводительных документов или сличительной ведомости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);
  • б) упаковочные ярлыки (кипные карты и т. п.), вложенные в каждое тарное место;
  • в) квитанции станции (пристани, порта) назначения о проверке веса груза, если такая проверка проводилась;
  • г) пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
  • д) подлинный транспортный документ (накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем органу транспорта претензии, связанной с этим документом, — его копия;
  • е) документ, удостоверяющий полномочия представителя, выделенного для участия в приемке;
  • ж) акт, составленный в соответствии с Инструкцией П-6;
  • з) документ, содержащий данные отвесов и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или обмера;
  • и) другие документы, могущие свидетельствовать о причинах возникновения недостачи (анализы на влажность продукции, имеющей соответствующие допуски на влажность, сведения о льдоснабжении, коммерческие акты и др.);
  • к) к акту приемки скоропортящейся продукции — ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она составлена, или натурный лист.
Читайте так же:  50 лет в браке выплаты

Акты приемки продукции по количеству регистрируются и хранятся в порядке, установленном на предприятии- получателе.

Акт недостачи

Акт о недостаче товара при приемке (образец)

В процессе осуществления предпринимательской деятельности нередко случаются ситуации, когда организация, получившая товар от поставщика, обнаруживает различного рода нарушения. Так, при приемке товара может быть обнаружена его недостача. В этом случае необходимо правильно составить акт о недостаче товара при приемке, образец которого будет приведен в статье.

Лицо, ответственное за составление акта недостачи

Приемку товара должно осуществлять материально ответственное лицо. С ним предварительно заключается соответствующий договор, в котором должны быть прописаны все особенности, благодаря чему впоследствии можно будет привлечь виновного в недостаче к ответу.

Для оформления сотрудников на должность по приему товара, как правило, издается приказ руководителя. Работники должны пройти специальное обучение или быть соответствующим образом проинструктированы. При приемке товара им необходимо не только получить товар от поставщиков, но и правильно оформить документы, в том числе акт недостачи, если это потребуется.

Когда составляется акт о недостаче товара

Недостача при приемке товара выявляется путем сверки фактического количества поступившего товара с данными, указанными в накладной. Она может возникнуть, когда:

  • сотрудник организации, отправляющей товар, допустил неточность в указании его количества в накладной;
  • при транспортировке была утеряна часть товара, в том числе по вине транспортной организации;
  • произошло хищение товара;
  • был поставлен некомплектный товар.

[2]

Когда лицо, ответственное за приемку, выявляет поставку некомплектного товара, тоже оформляется акт о недостаче. В этом случае товар помещается в отдельное место для хранения на случай, если поставщик решит осуществить его доукомплектование.

Правильно составленный акт о недостаче товара выступает первичным документом, учитываемым при ведении бухгалтерского учета. Его наличие необходимо для списания убытков, а также их возмещения лицом, виновным в недостаче. Кроме того, документ служит доказательством при обращении в судебные органы.

Форма акта недостачи товара

Форма акта о недостаче товара может быть утверждена на предприятии.

В документе необходимо указать:

  • дату и место составления акта;
  • Ф.И.О. и должности лиц, участвующих в приемке товара;
  • реквизиты поставщика, перевозчика;
  • наличие (отсутствие) нарушений пломб, контейнеров, тары;
  • количество поставленного товара.

Также можно использовать типовой бланк документа (форма ТОРГ-2 ).

Скачать акт о недостаче товара при приемке (образец)

Если при приемке товара выявляется недостача, акт должен быть составлен в присутствии:

[3]

  • представителя поставщика;
  • водителя или экспедитора (в случае, если товар доставляется транспортной организацией);
  • независимого эксперта (если вышеуказанные лица отсутствуют или водитель (экспедитор) отказываются подписывать акт).

Если недостача обнаружилась в отношении разных поставщиков, то для каждого из них составляется отдельный документ с перечнем позиций, по которым выявлена недостача.

Документ подписывается лицом, составлявшим акт недостачи, а также иными лицами, присутствовавшими при его оформлении (обязательное условие — не менее трех человек; если недостача выявлена индивидуальным предпринимателем, ставится одна подпись).

Очень хорошо, если в подтверждение обстоятельств, указанных в акте, будут приложены фото или видео отчеты.

Составить акт о недостаче товара при приемке необходимо в 4-х экземплярах, один из которых вместе с претензией отправляется поставщику. Второй экземпляр передается в бухгалтерию предприятия.

Как отразить недостачу, выявленную при приемке товара или позднее, в учете поставщика и покупателя

Многие организации хоть раз да сталкивались с ситуацией, когда количество товаров, указанное в накладных, оказывалось меньше фактически поставленного. Какие документы должны быть оформлены в этом случае и как недопоставка повлияет на бухучет и налогообложение?

Примечание
Мы не будем рассматривать ситуацию, когда товар покупателю доставляет перевозчик.

Фиксируем недостачу

Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладных, то первое, что нужно сделать, — зафиксировать это документально. Для этого есть унифицированные формы:
— акт по форме N ТОРГ-2 — оформляется при приемке товаров российского производства (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету торговых операций (общие), утв. Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);
— акт по форме N ТОРГ-3 — оформляется при приемке импортных товаров;
— акт по форме N М-7 — оформляется при приемке материалов.
Если по накладной поступает несколько товарных позиций, то в актах указывают только те из них, по которым выявлена недостача. А в конце документа делается отметка, что по остальным ТМЦ расхождений нет.

Совет
Акты должны составляться с участием представителя поставщика или грузоотправителя. Поэтому в договоре лучше заранее прописать, каков порядок уведомления этих лиц о необходимости прислать представителя для приемки товара и фиксации недопоставки, в какой срок должен явиться представитель и что делать, если в этот срок представитель так и не появился. В частности, можно прописать в договоре, что с целью урегулирования дальнейших претензий о недопоставке товара акты при приемке могут составляться покупателем в отсутствие продавца, но, к примеру, с привлечением независимого лица (например, работника любой сторонней организации).

Учитываем налоговые аспекты недопоставки

Последствия для покупателя

Последствия для поставщика

Даже если недопоставка товара выявлена после окончания отчетного периода (когда налоговые декларации уже сданы), откорректировать налоговые обязательства не составит труда. Вам не обязательно подавать уточненки, если выявленные ошибки привели к излишней уплате налога (что как раз и имело место в вашей ситуации) (Пункт 1 ст. 54 НК РФ; Письмо Минфина России от 08.06.2010 N 03-03-06/1/388). Вам достаточно в текущих декларациях уменьшить значение соответствующих строк на сумму прошлой недопоставки. Справедливо это и для НДС, и для налога на прибыль.
В книге продаж в квартале, когда в счет-фактуру внесены исправления, нужно сделать запись красным на сумму недопоставки.

Читайте так же:  Обязанности работодателя в отношении повышения оплаты труда

Отражаем недопоставку в бухгалтерском учете

Учет у покупателя

Недопоставка, выявленная при приемке товара, трудностей не влечет. Сумму «задолженности» за недопоставленный товар, до урегулирования претензии с поставщиком, нужно отразить по дебету счета 76-2 «Расчеты по претензиям» в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Принимать же к учету вы будете то количество товара, которое фактически было поставлено.
Если же расхождение будет установлено уже после принятия товара на учет, то учетные данные нужно будет откорректировать.

Пример. Отражение в учете покупателя недопоставки, выявленной после принятия товара на учет

30 марта по накладной N 165 в адрес ООО «ТД «Мечта» были поставлены DVD-диски в количестве 100 штук по цене 236 руб. (в том числе НДС — 36 руб.) за единицу. Они доставлены в 10 коробках по 10 дисков в каждой. При передаче их в торговый зал было выявлено, что 5 коробок недоукомплектованы и вместо 10 содержат всего 9 дисков (общая недостача — 5 дисков), о чем был составлен акт N 2 от 11 апреля. Поскольку до передачи коробок в торговый зал они не вскрывались (упаковка не нарушена), выставлена претензия поставщику, которую он признал 25 апреля. Исправления в счет-фактуру внесены 25 апреля.

Бухгалтер ООО «ТД «Мечта» принял решение сторнировать в квартале поставки товара только часть вычета по НДС. В бухучете сделаны следующие записи.

Недостача товара при приемке

Главная » Бухгалтеру » Недостача при приемке товара

Недостача при приемке товара

Вернуться назад на Недостача

В случае, если в процессе приемки товаров обнаруживается недостача — дальнейшая приемка товаров приостанавливается, ответственными сотрудниками склада составляется односторонний акт о факте выявления недостачи товаров. Ответственные сотрудники, которые производят приемку, обязаны принять комплекс мер по обеспечению сохранности всего поступившего на склад товара.

Если по факту установлено несоответствие массы брутто отдельных мест товара (груза) той массе, что указана в сопроводительных или транспортных документах, покупатель не должен производить вскрытие упаковки или тары.

Для продолжения операций по приемке товара и для составления двустороннего акта следует вызвать на склад ответственного представителя отправителя груза (например фирмы-производителя или посредника). Это положение касается и одногородних, и иногородних представителей отправителя (поставщика). Представитель одногороднего отправителя (поставщика) обязан прибыть на место для участия в процессе приемки товаров не позднее, чем на следующий день с момента получения им вызова (причем по скоропортящейся продукции он должен прибыть не позднее четырех часов с момента получения вызова). Ответственный представитель иногороднего отправителя (поставщика) должен прибыть на место в течение трех дней с момента получения им вызова (время на проезд не учитывается).

В случае, если ответственный представитель поставщика не явился или если его присутствие не обязательно, приемка товара может происходить с участием:

— ответственного представителя иной организации, выделенного руководителем этой организации;

— представителя общественности организации-получателя груза (товара), который назначается руководителем из числа работников, утвержденных официальным решением профкома.

С согласия изготовителя (отправителя) приемку товаров можно производить в одностороннем порядке силами предприятия-получателя.

Представитель, который выделен для участия в процессе приемке товаров, должен иметь на руках соответствующее удостоверение, выданное ему на каждую отдельную (разовую) приемку отдельно.

По окончании приемки товаров составляется акт, в котором следует указать:

— его номер и дату составления;

— место приемки товаров (грузов) и, соответственно, место составления акта;

— время начала приемки и ее окончания;

— полное наименование грузополучателя и его адрес (юридический, фактический);

— ФИО лиц, принимающих участие в процессе приемки, место их работы и занимаемые ими должности;

— номер и дату доверенности (удостоверения) на право участия в приемке;

— сведения о том, что все лица, участвующие в приемки товаров (грузов) ознакомлены с установленными правилами приемки товаров (грузов) по их количеству.

В акте указывается наименование и адрес предприятия-отправителя (производителя, изготовителя, посредника), номер и дата официального телеграфного вызова, номер и дата транспортно-сопроводительного документа, счетов-фактур, а также время доставки товаров (грузов) на склад. В случае, если при поступлении груза составлялся коммерческий акт, то в составляемом акте о факте недостачи товара в обязательном порядке пишут его номер и дату составления.

Тут же должны быть указаны сведения о том:

— какой именно массой или за чьими именно пломбами были отгружены товары (грузы);

— об общей фактической массе и о той массе, которая значится по транспортно-сопроводительной документации;

Видео (кликните для воспроизведения).

— о массе каждого отдельного места, в котором выявлена недостача;

— каким именно способом или методом установлено число недостающих товаров;

— точное число недостающих товаров (грузов), их общая стоимость.

Важный момент в акте — заключение о месте и причинах возникновения недостачи.

Если же в процессе приемки товаров (грузов) выявлены их излишки, то в акте необходимо отразить детальные сведения о них (по той же схеме и в том же порядке).

Акт о приемке товаров по их количеству подписывается всеми ответственными лицами, которые принимали участие в приемке, он утверждается руководителем организации-получателя товаров (грузов) не позднее, чем на следующий день с момента его составления.

Оформление недостачи при приемке товара

В обязательном порядке к акту о недостаче товаров или их излишках прикладываются копии товарно-сопроводительной документации, упаковочные этикетки и ярлыки, пломбы тарных мест, при освидетельствовании которых выявлена недостача, копии удостоверения представителя организации-отправителя, который был ей выделен для участия в процессе приемке товаров (грузов), односторонний акт, коммерческий акт, а также копии иных документов, которые прямым образом свидетельствуют о факте недостачи.

Восстановление НДС – это уменьшение суммы принятого к вычету налога. Прямых указаний на то, что восстановление НДС при недостаче является обязательным, Налоговый кодекс не содержит. В ст. 170 НК РФ описаны все ситуации, в которых НДС подлежит обязательному восстановлению, и в этом перечне не указаны недостачи ТМЦ.

Читайте так же:  От знакомства до близости

Налогоплательщик самостоятельно должен принимать решение, будет ли он проводить восстановление НДС при недостаче. Суды по данному вопросу придерживаются мнения, что НДС восстанавливать не обязательно, а налоговые инспекторы при проверках рассчитывают НДС, подлежащий восстановлению, основываясь на положениях налогового законодательства.

Восстанавливать или не восстанавливать НДС при недостаче?

В случае недостачи ТМЦ следует исходить из содержания ст. 171 НК РФ, где важным критерием правомерности заявления НДС к вычету является использование ТМЦ для деятельности, подлежащей обложению этим налогом. Соответственно, если первоначально товары приобретались для дальнейшей продажи, НДС был заявлен к вычету правомерно.

В дальнейшем утрата ТМЦ не дает возможности получить доход от их перепродажи (если это товары) или использовать их в деятельности (если это основные средства или материалы). Соответственно, и принятый к вычету НДС по этому имуществу перестает соответствовать критериям правомерности, указанным в ст.

Недостача при получении товара от поставщика: бухучет и налогообложение

Как отразить в бухгалтерском учете восстановление НДС при недостаче

В бухгалтерском учете восстановление налога отражается: дебет сч. 19.3 (19.1) — Кредит сч. 68.2 на сумму налога, которая приходится на утраченное имущество.

Восстановленная сумма налога включается в прочие расходы: дебет сч. 91.2 — Кредит сч. 19.1 (19.3) на рассчитанную сумму налога, которая приходится на утраченное имущество.

Проведение недостачи в налоговом учете должно быть сделано в том периоде, в котором недостача была выявлена, вне зависимости от периода приобретения товаров.

Отражение недостачи в налоговом учете

При приобретении утраченных впоследствии ТМЦ счета-фактуры, принятые от продавцов, включены в книгу покупок. Сумма НДС по этому имуществу в составе общей суммы НДС за период принята к вычету.

Общая сумма отражена в квартальных декларациях по налогу в разделе «Налоговые вычеты».

Рассчитывается НДС при недостаче по тем же ставкам, по которым был принят к вычету при приобретении товаров. В отношении основных средств НДС, подлежащий восстановлению, рассчитывается по остаточной стоимости. Оформляется бухгалтерская справка-расчет с указанием следующих данных об утраченных ТМЦ по каждому их наименованию:

  • наименование;
  • единица измерения;
  • количество;
  • стоимость без налогов;
  • ставка налога;
  • сумма НДС;
  • стоимость с учетом НДС.

В справке данные по всем наименованиям ТМЦ суммируются, и рассчитывается подлежащего восстановлению общая сумма НДС. На основании данных справки-расчета заполняется строка книги продаж. Проведение недостачи в налоговом учете завершается представлением уточненной налоговой декларации. Сумма восстановленного налога отражается по строке 090.

В судебной практике по вопросу восстановления НДС при недостаче имеются различные позиции. Для того чтобы принять верное решение в конкретном случае, минимизировать налоговые риски и, в то же время, не переплачивать налоги, необходимо проконсультироваться со специалистами.

Не нашли ответ? Задайте свой вопрос юристам

Приемка товара

30 Декабря 2014

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав. Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде. Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.

Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Читайте так же:  Пфр ответил на вопрос об оформлении ответственности по уходу за пожилым гражданином

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Акт о недостаче товара

Акт о недостаче товара

Похожие публикации

На практике случаются ситуации, когда, принимая товар, покупатель может обнаружить недостачу. Оприходовать необходимо фактическое количество товаров, но как это сделать, если количество не совпадает с сопроводительными документами? В данном случае необходимо составить акт о недостаче товара.

Данный документ поможет в дальнейшем решении вопросов с продавцом или транспортной компанией, так как недостача может быть вызвана как ошибкой продавца при комплектации товара, так и потерей части товара при транспортировке. Давайте разберем подробнее, как правильно составить этот документ.

Акт недостачи товара при приемке

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

  • Место приемки товара;
  • Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
  • Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
  • Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
  • Способ доставки и дата отправления товара;
  • Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Далее в акт можно включить таблицу для фиксации расхождения в массе товара, которое было обнаружено на складе получателя товара. В таблице необходимо зафиксировать, какое количество мест, масса (брутто, тара, нетто), степень заполнения указаны в документах отправителя груза и поступило фактически, указать расхождения.

Затем необходимо заполнить таблицу, где зафиксировать количество товара, указанное в документах поставщика и количество товара, поступившее фактически. В таблицу необходимо внести следующую информацию:

  • Наименование товара;
  • Номер места;
  • Наименование и код по ОКЕИ единицы измерения;
  • Какое количество товара значится по документам поставщика: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Фактическое наличие товара: артикул товара, сорт, количество, цена, сумма;
  • Брак (количество, сумма), бой (количество, сумма);
  • Отклонения: недостача (количество, сумма) или излишки;
  • Номер паспорта.

Под таблицей стоит зафиксировать, каким образом проводилось измерение количества товара, подробно описать дефекты (характер недостачи, боя и др.) и мнение комиссии о причинах их возникновения. Затем стоит зафиксировать подробно заключение комиссии. Заполненный акт подписывают члены комиссии, указывая место работы и расшифровку подписи, и представитель транспортной компании.

На практике иногда путают акт о недостаче товара и акт недостачи товара при ревизии (образец), однако это разные документы. Акт недостачи при ревизии – это документ, составленный при проведении инвентаризации, проводимой в компании, и обнаружении расхождений реального количества ТМЦ на складе с количеством в учете.

Акт о недостаче товара при приемке — образец

Прием товара является ответственной процедурой, которая требует внимания от тех сотрудников, которые принимают продукцию, ведь нужно не только принять, но и зарегистрировать поставку, проконтролировать качество товаров. Если будет выявлено несоответствие с тем, что указано в документах, составляет акт о недостаче товара при приёмке. Давайте разберем его более подробно.

Какие термины полезно знать – краткий ликбез

Сегодня любые вопросы, которые связаны с составлением актов такого вида, описываются в законодательных нормах. Именно потому важно помнить, что для трактовки подобных документов важно владеть соответствующей терминологией, что не только позволит составить юридически правильный документ, но и минимизировать число ошибок.

Читайте так же:  Как узнать, какие льготы может получить гражданин

Процесс приема товара

К наиболее важным терминам стоит отнести такие понятие, как товар, услуги, акт недостачи и акт приема-передачи. Давайте более подробно изучим, что именно скрывается под каждым из этих терминов.

Термин Описание
Товар Под ним подразумевает имущество на продажу или произведенное для определенных целей.
Услуга Подразумевает под собой действие, работу, которая должна обязательно быть оплачена.
Акт прием-передачи В такой документ включается много пунктов. Его главная задача – реализация разнообразных задач, в том числе отчетных. Также данный акт часто спасает при спорных ситуациях.
Акт недостачи Оформляется в случае выявления недостачи определенного количества товара.

Акт о недостаче товара при приёмке – что это и когда используется?

Такой акт является официальным документом, где фиксируется несоответствие товаров при доставке с их полным описанием, количеством. Сравнивают с данными, которые записаны в накладных. Подобный документ используется для выполнения таких функций, как:

  1. Статистическая. Она позволит показать и определить уровень организации в компании, работу администрации и иных сотрудников компании. В случае если на предприятии действуют строгие правила работы, то все процессы будут под контролем, а значит, недостачи будут минимальными.
  2. Отражает сумму убытков, которую понесла фирма и которую нужно компенсировать, чтобы поддерживать баланс предприятия. Кроме того, такие акты применяют при составлении отчетности.

Такой документ составляют не только при приемке либо отправке продукции – его также используют в случае проведения инвентаризации. При этом нужно помнить про допустимые нормы недостачи, которые списывают на естественные расходы компании – если они не превышены, недостачу просто списывают. А вот если есть превышение, недостачу перекладывают на виновных лиц (те, кто ответственен за сохранность продукции, учет товаров и т.д.). Если товар пострадал в результате каких-либо стихийных бедствий, необходимо также оформить специальный акт. После составления документа и его визирования у руководителя акт пересылается в страховую компанию, если есть возможность получить выплату.

Но если недостачу обнаружили при приеме товара от поставщиков, то акт нужно составить и передать ему для объяснения причины и компенсации деньгами или продукцией. В любом случае, его нужно составить максимально правильно, учитывая действующее законодательства и нормы ТК РФ.

Это позволит защитить интересы компании, особенно если речь будет идти о разбирательстве суде.

Что следует включить в акт?

При заполнении документу помните, что в нем обязательно должны быть следующие графы:

  • Дата составления акта и место.
  • Участники комиссии, которые зафиксировали недостачу.
  • Проверяемый товар.
  • Данные о перевозчике.
  • Информация о транспортном средстве, наличие либо отсутствие пломб на контейнерах.
  • Условия хранения.
  • Описание недостачи – количество товара, его наименование.
  • Стоимость, включая налог на добавленную стоимость.

Документ должны заверить все лица, которые принимали товар и обнаружили недостачу – минимум три человека (для ИП – один).

После составления акт его передают в бухгалтерию или лицу, исполняющему обязанности главбуха. Специалист должен провести сверку, заверить акт о недостаче и направить его генеральному директору фирмы. Внизу обязательно должна присутствовать круглая печать, но так, чтобы не «закрывать» подписи.

Если руководство соберется взыскивать сумму убытков с виновных лиц, нужно написать данный документ и подать его после заверения акта в течение 30 дней.

Также сам акт (его копию) любым способом отправляют поставщику товара – заказным письмом, по электронной почте. А оригинал передается в бухгалтерию, где его подшивают и отправляют на хранение. Такие документы хранятся в компании в течение трех лет.

Как отразить недостачу товара в бухгалтерии?

Давайте подробнее рассмотрим, должна правильно отражаться недостача товара у покупателя и продавца.

Покупатель

Если покупатель товара обнаружил недостачу, то такой учет трудностей не повлечет. Сумму претензии, выставленной за недостачу, нудно отразить на счету 76/2 «Расчеты по претензиям» по дебету (на нем отражают до урегулирования претензии между покупателем и продавцом) и на счету 60 по кредиту «Расчеты с поставщиками». Принимают к учете то количество товара, которые было поставлено фактически.

Скачать образец выписки из штатного расписания

В случае если разницу установят после принятия продукции на учет, то данные придется изменять.

Если недостачу обнаружили при приемке товара, то все очень просто – нужно просто сделать запись о стоимости по факту поставленных товаров. Но как быть, если эта проблема была обнаружена уже после этого? Давайте рассмотрим на примерах.

Недопоставку выявили в конце отчетного периода, но до конца календарно года. В таком случае нужно отсортировать излишне начисленные суммы прибыли, налогов, себестоимости продаж.

В нашем материале мы рассмотрим, что делать при выявлении недостачи при инвентаризации.

Тут вы узнаете, что делать при незаконном использовании вашего фирменного знака.

Чтобы составить акт об отсутствии на рабочем месте, изучите нашу статью.

[1]

Проблемы обнаружили в следующем отчетном году, при этом отчетность за предыдущий год уже составлена и были утверждена и сдана в проверяющие органы.

В таком случае сумму завышенных доходов компании от реализации продукции нужно изменить через отражение это суммы через прочие расходы, а себестоимость – через доходы. Изменения нужно вносить и отразить датой начала претензии. Если есть существенные ошибки, то тут существует иной способ исправления.

Видео (кликните для воспроизведения).

Важно обратить внимание, что поставщик продукции не использует счет 76/2 для отражения недопоставки. Задолженности до момента признания претензии отражаются по счету 62 «Расчеты с покупателями».

Источники


  1. Оксамытный, В.В. Теория государства и права. Гриф МО РФ / В.В. Оксамытный. — М.: Камерон, 2004. — 246 c.

  2. Яковлев, Я.М. Половые преступления; Душанбе: Ирфон, 2013. — 450 c.

  3. Ведихин, А. Forex от первого лица. Валютные рынки для начинающих и профессионалов / А. Ведихин. — М.: Омега-Л, 2005. — 428 c.
  4. Берус, Виталий А.С. Лаппо-Данилевский. История. Философия. Методология / Виталий Берус. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. — 160 c.
Недостача при приемке товара
Оценка 5 проголосовавших: 1

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here